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La réponse courte
Selon impots.gouv.fr, une facture électronique devra respecter un format donné — UBL, CII, ou tout format mixte composé d'un fichier de données structurées et d'un fichier image — comporter les mentions obligatoires dans des champs dédiés, et être transmise au client par une plateforme agréée. Un PDF ordinaire, un papier scanné, un document envoyé par mail, « ne sera plus conforme à la réglementation » pour les opérations concernées. Factur-X est le format mixte le plus courant en France (PDF/A-3 + XML). UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT) sont les deux syntaxes XML « pures ». La plateforme peut convertir. Vous n'avez pas à produire les trois : vous avez à vous raccorder à une PA qui, elle, parle le socle.
Ce que « structuré » veut dire, concrètement
Une mention obligatoire dans un PDF n'est lisible que par un humain, ou par un outil d'extraction qui peut se tromper. Dans UBL ou CII, le numéro de SIREN, la date, le taux de TVA, l'adresse de livraison si elle diffère, occupent un champ identifié. C'est ce qui permet à l'administration d'en extraire les données, et à un logiciel de rapprocher une facture d'une commande sans relire. L'article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 (n° 2022-1157) a défini la facture électronique comme une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, comportant un socle minimum de données sous forme structurée. Les spécifications de ce socle sont dans la norme AFNOR XP Z12-012 (formats et profils des messages Factures et statuts de cycle de vie) et les spécifications externes B2B publiées par la DGFiP. Ce n'est pas un détail d'informaticien : c'est la différence entre « un fichier » et « une facture au sens de la réforme ».
Factur-X, UBL, CII : trois façons de porter le même socle
UBL et CII sont des XML. Une machine les lit nativement ; un humain, non, sauf à ouvrir une vue générée. Factur-X (et plus généralement le « format mixte ») joint un XML à un PDF/A-3 : on ouvre le PDF comme avant, les données structurées voyagent avec. C'est souvent le plus confortable en transition, parce que le service comptable continue de voir une facture. Ce n'est pas « mieux » juridiquement : les trois sont dans le socle. La plateforme agréée peut convertir le format de l'émetteur vers celui du destinataire, tout en maintenant « l'intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité » (impots.gouv.fr). Vous n'avez donc pas à imposer Factur-X à vos fournisseurs, ni UBL à vos clients. Vous avez à vérifier que votre PA, et le cas échéant votre logiciel, savent accepter le socle et restituer une vue exploitable.
Mentions nouvelles, champs dédiés
À compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises, quatre mentions s'ajoutent : SIREN du client s'il s'agit d'une entreprise ; adresse de livraison des biens si elle diffère ; nature des opérations (biens, services, ou les deux) ; mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant. Ces mentions doivent figurer dans un champ dédié du format, pas dans un pavé libre du PDF. Un logiciel qui « imprime » encore ces informations en image sans les porter dans le XML produira un document illisible pour l'administration, même s'il a l'air bon. La recodification de la TVA dans le CIBS change aussi, au 1er septembre 2026, la mention de franchise en base — avec une tolérance jusqu'au 31 décembre 2027 pour l'ancienne référence à l'article 293 B du CGI (Service Public, F23208).
Ce que votre logiciel doit vraiment savoir faire
Pas « être Factur-X », en soi. Être raccordé à une plateforme agréée, ou être lui-même immatriculé. Accepter en entrée les formats du socle. Produire en sortie, le moment venu de l'émission, un message conforme à la XP Z12-012. Suivre les statuts de cycle de vie (déposée, refusée, encaissée). Un éditeur qui promet « on gère le PDF » ne promet pas la réforme. Un éditeur qui promet « on est en cours d'agrément » décrit le statut « en attente d'immatriculation », pas l'immatriculation. La comparaison Factur-X contre PDF simple est traitée à part sur ce site : ce guide-ci s'arrête au socle, et au fait que le choix de syntaxe, pour une TPE, est presque toujours le choix de sa plateforme, pas un choix de schéma XML.
À vérifier chez vous
Ce que vous pouvez contrôler vous-même
Des points vérifiables sans expertise juridique. Si l'un d'eux coince, c'est celui-là qu'il faut apporter à votre conseil.
- Écarter l'idée qu'un PDF par e-mail restera une facture B2B française conforme.
- Demander à l'éditeur : socle UBL / CII / mixte, raccordement à quelle PA, statuts de cycle de vie.
- Préparer les quatre mentions nouvelles (SIREN client, livraison, nature, option débits).
- Ne pas choisir un format « pour le principe » : la PA convertit, le logiciel doit lire le socle.
- Garder les spécifications DGFiP (XP Z12-012) comme référence, pas une plaquette commerciale.
Sources
Chaque affirmation de cette page renvoie au texte qui fait foi. En cas d'écart entre cette page et la source, c'est la source qui a raison.
- impots.gouv.fr — je découvre la facturation électronique (nouvel onglet)
Modifié le 26 mai 2026. Calendrier réception / émission, formats UBL, CII ou mixte, PDF simple non conforme.
- impots.gouv.fr — facturation électronique et plateformes agréées (nouvel onglet)
Rôle d'une plateforme agréée : émettre, transmettre, recevoir, extraire les données pour l'administration. Immatriculation de trois ans renouvelable.
- Service Public Entreprendre — tout savoir sur la facturation (F23208) (nouvel onglet)
Vérifié le 7 août 2026. Calendrier, mentions, conservation 10 ans, sanctions émission 50 € par facture plafonnées à 15 000 €/an.
- impots.gouv.fr — spécifications externes B2B (nouvel onglet)
Norme AFNOR XP Z12-012 (formats et profils), XP Z12-013 (API), spécifications d'échange avec l'administration.
- Légifrance — loi n° 2022-1157 du 16 août 2022, article 26 (définition de la facture électronique) (nouvel onglet)
Facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, socle minimum de données structurées.
Vos questions
Dois-je produire du Factur-X moi-même ?
Presque jamais, si vous n'êtes pas un éditeur. Vous produisez une facture dans votre logiciel ; la plateforme agréée, ou le logiciel s'il est raccordé, la convertit dans un format du socle et la transmet. Ce qui vous incombe, c'est que les mentions soient justes et portées dans les bons champs, et que le canal soit une PA. Vouloir « faire du Factur-X à la main » n'a pas de sens opérationnel. Vouloir vérifier qu'un export PDF de votre outil actuel n'est pas le livrable de 2026, si.
UBL est-il « plus européen » que Factur-X ?
UBL et CII sont les syntaxes retenues au niveau européen pour la facture électronique (norme EN 16931). Factur-X est un profil mixte français largement utilisé, qui porte du CII (ou un équivalent) dans un PDF/A-3. Les trois sont dans le socle annoncé par impots.gouv.fr. « Plus européen » n'est pas un critère de conformité. Le critère, c'est : format donné, mentions dans des champs dédiés, transmission par PA. Une PA qui ne saurait parler qu'un seul dialecte et refuserait les deux autres ne ferait pas le travail d'interopérabilité décrit par l'administration.
Un scan de facture papier passera-t-il encore ?
Pas comme facture électronique au sens de la réforme, pour les opérations B2B françaises concernées. impots.gouv.fr est explicite : papier scanné, PDF ordinaire, document envoyé par mail, ne seront plus conformes. Reste le hors-champ : facture à un particulier, facture à une entreprise étrangère (sous réserve de l'e-reporting), incident de parcours pour lequel l'administration a indiqué que la continuité de paiement et de déduction primait. Un scan peut rester une pièce utile. Ce n'est plus le vecteur.
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