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SANTÉ & PROFESSIONS LIBÉRALES

Alléger le secrétariat des cabinets de santé et libéraux

Vous soignez. Le secrétariat n'est pas un second métier. Le téléphone coupe la consultation, les rendez-vous se recollent dans un agenda, et le courrier part le soir à partir de pièces qu'il faut d'abord retrouver. Pendant que vous recevez, le secrétariat reconstitue : créneaux, documents, relances, pièces manquantes. On s'attaque à cette charge, pas à un diagnostic, pas à un dispositif médical, pas à un logiciel métier de place : aux trous entre l'accueil, le rendez-vous et le document.

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Secrétariat, RDV, documentsConfidentialité et accès maîtrisésPour cabinets et libéraux

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Comment ça se passe

  1. 01ACCUEIL

    Une demande arrive

    Téléphone, mail ou formulaire : la demande est enregistrée avec le motif administratif, le créneau souhaité et les pièces déjà fournies, au lieu de vivre dans un répondeur. Ce qui peut attendre et ce qui doit être rappelé le jour même est visible sans reconstruire le contexte à chaque appel. Rien de clinique n'est délégué : on trie le secrétariat, on n'interprète pas un symptôme.

  2. 02RDV

    Le planning des rendez-vous

    Les créneaux, les reports et les absences se voient pour le secrétariat et pour le praticien, au lieu de circuler par post-it jusqu'à un trou dans la journée. Un rappel part selon vos règles, sans dépendre de qui pense à téléphoner la veille. Quand un créneau se libère, il redevient proposé, plutôt que de rester vide jusqu'à ce que quelqu'un s'en aperçoive.

  3. 03DOCUMENT

    Le courrier et les pièces

    Courrier, compte-rendu administratif, pièce à joindre : le document se prépare dans votre modèle, à partir des informations déjà au dossier, prêt à relire. On ne rédige pas un avis médical et on ne pose pas de diagnostic. Ce qui manque (une pièce, une signature, un destinataire) est visible avant d'envoyer, pas après un retour du correspondant.

  4. 04SUIVI

    Relances et pièces manquantes

    Les pièces attendues, les relances et les échéances administratives tiennent dans un suivi unique, plus dans la mémoire de la secrétaire. Un dossier incomplet se voit assez tôt pour relancer, pas le matin d'un rendez-vous. Ce qui a été demandé, reçu et envoyé cesse de diverger entre l'agenda, la messagerie et le classeur.

Là où vous perdez du temps

Le téléphone coupe la consultation

Chaque appel demande de reconstruire le contexte : qui, pour quel rendez-vous, quelle pièce. Pendant ce temps la salle d'attente avance. Ce n'est pas un problème de soin, c'est un secrétariat qui n'a nulle part où poser l'information pour la retrouver sans tout redemander.

Le planning tient à qui est là

Agenda papier, logiciel, texto : les reports se perdent dès que la personne qui « sait » n'est pas au standard. Un créneau vide, un doublon, un patient qui se présente le mauvais jour : le désordre se paie en temps de consultation, pas en temps de secrétariat.

Les documents se retracent trop tard

Le courrier à renvoyer, la pièce à joindre, le compte-rendu à relire : tout existe, mais dans trois endroits. Le soir, on reconstitue. Le secret professionnel n'est pas en cause : c'est la dispersion qui l'est, et c'est elle qui fait durer le bureau après la dernière consultation.

Aides mobilisables

Quelques dispositifs publics peuvent accompagner un projet numérique, logiciel ou IA. Vérifiez votre situation avec chaque organisme avant de déposer une demande.

  • Recherche d'aides avec France Num

    Le portail France Num permet de rechercher les aides de l'État, des Régions et des collectivités pour un projet numérique. Le résultat dépend de votre territoire, de votre activité et de la taille de l'entreprise.

  • Diagnostic Data Intelligence Artificielle de Bpifrance

    Les PME et ETI de 10 à 2 000 salariés peuvent demander ce diagnostic pour évaluer leurs pistes data et IA, cadrer un projet de transformation et obtenir un plan d'action. La prestation est en partie prise en charge par France 2030, et Bpifrance étudie la demande avant toute prise en charge.

  • Prêt Croissance TPE de Bpifrance

    Dans les régions partenaires, une TPE de plus de trois ans qui emploie au moins trois personnes peut, selon le dispositif régional et sa forme juridique, solliciter ce prêt pour des dépenses immatérielles liées au développement et à un programme d'investissement. L'accord relève de Bpifrance et de l'étude du dossier.

  • Crédit d'impôt innovation

    Une PME au sens du droit de l'Union européenne peut déclarer certaines dépenses de conception d'un prototype ou d'une installation pilote d'un produit nouveau. Le dispositif s'applique aux dépenses exposées jusqu'au 31 décembre 2027, sous réserve des critères fiscaux.

  • Prise en charge d'une formation par l'OPCO

    La formation numérique des salariés peut être présentée à l'OPCO dont relève l'entreprise, dans le plan de développement des compétences. La branche, les critères applicables et les fonds disponibles décident de la prise en charge.

Les conditions et les enveloppes peuvent changer. Le financeur ou l'organisme compétent décide seul de l'éligibilité et de la prise en charge.

Vos questions

L'outil pose-t-il un diagnostic ou lit-il un dossier médical ?

Non. On ne revendique ni un dispositif médical, ni une aide au diagnostic, ni une lecture clinique du dossier. Le périmètre, c'est le secrétariat : accueil, rendez-vous, documents administratifs, relances de pièces. Si un besoin dépasse ce cadre, on vous le dit plutôt que de le traiter. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance. Tout ce qui est livré (code, accès, documentation) vous appartient et reste transférable à un autre prestataire.

Comment le secret professionnel est-il pris en compte ?

Le secret professionnel reste le vôtre : l'outil ne s'y substitue pas, et on ne revendique aucune certification de santé que le studio n'a pas. L'hébergement est dans l'Union européenne, à Francfort. Les accès sont les vôtres, un accord de confidentialité peut être signé avant de commencer, et vos données ne servent jamais à entraîner l'IA d'un autre. Tout ce qui est livré reste exportable vers un autre prestataire. C'est le cadre qu'on applique, pas un label inventé.

Combien de temps avant de voir un premier résultat ?

Une première version utilisable arrive en deux à quatre semaines. On avance par morceaux concrets que vous validez (le tri de l'accueil, puis le planning, puis les documents) plutôt qu'un long projet sans rien à montrer. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance, et tout est expliqué sans jargon. On ne publie pas de chiffre de consultations gagnées : ce que le secrétariat vous coûte, vous êtes le seul à pouvoir l'estimer.

Où sont hébergées les données traitées ?

L'hébergement est dans l'Union européenne, à Francfort. Les accès restent les vôtres et le périmètre est expliqué avant de commencer.

On ne soigne pas à votre place.

Pas de diagnostic, pas de dispositif médical. On décharge le secrétariat (rendez-vous, documents, relances) et on s'arrête là où ça deviendrait du soin.

  • Réponse sous 24 h ouvrées
  • Premier échange sans engagement
  • Un seul interlocuteur, du cadrage à la maintenance
  • Hébergé dans l'UE, et tout vous appartient

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