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Automatisation pour agences immobilières : mandats, visites et dossiers

Les visites se font. C'est le dossier qui traîne. Un mandat arrive par mail, les visites se recollent dans un agenda, et le dossier locataire se reconstitue la veille de la signature à partir de pièces éparpillées. Pendant que les agents sont sur le terrain, le bureau cherche qui a relancé, quelle pièce manque, et si l'état des lieux a bien été rangé. On s'attaque à cette paperasse, pas à votre réseau d'annonces, pas à un logiciel de transaction de place : aux trous entre le mandat, la visite et le dossier.

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Mandats, visites, dossiers locatairesSuivi des pièces et relancesPour agences et indépendants

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Comment ça se passe

  1. 01MANDAT

    Un mandat arrive

    Appel, mail ou apport : le mandat est enregistré avec le bien, le type de mission, les dates et les contacts, au lieu de vivre dans une conversation. Ce qui manque pour le publier ou le faire visiter (un diagnostic, une clé, un accord) est visible tout de suite, avant de promettre un créneau. Le suivi ne dépend plus de qui a ouvert le mail.

  2. 02VISITE

    Les visites se planifient

    Les demandes de visite s'accrochent au mandat, avec les disponibilités du bien et celles de l'agent. Un report ou une annulation se voit pour tout le monde, au lieu de circuler par texto jusqu'à ce que deux personnes se présentent en même temps. Après la visite, le compte-rendu et les suites (offre, refus, relance) restent rattachés au dossier, pas dans la mémoire de celui qui était là.

  3. 03DOSSIER

    Le dossier se constitue

    Pièces locataire ou acquéreur, garanties, diagnostics : chaque document est rattaché au bon dossier, avec ce qui est reçu et ce qui manque. On ne reconstitue plus le jour de la signature à partir de trois messageries et d'un classeur. Ce qui est incomplet est visible assez tôt pour relancer, pas le matin où le notaire ou le bailleur attend.

  4. 04SUIVI

    Relances et état des lieux

    Pièces manquantes, relances visiteur, état des lieux et clés : le suivi part selon vos règles, sans dépendre de qui pense à vérifier. L'état des lieux et les photos restent attachés au mandat, utilisables plus tard en cas de litige. Ce qui a été vu, dit et signé cesse de diverger entre l'agent, le bureau et le propriétaire.

Là où vous perdez du temps

Le mandat se perd dans la messagerie

Un mandat reçu le vendredi soir attend lundi, puis attend que quelqu'un le saisisse. Entre-temps la visite a été promise ailleurs. Le retard ne vient pas du terrain, il vient du moment où l'information quitte le mail pour entrer dans un suivi que tout le monde peut voir.

Les visites se recollent à la main

Agenda perso, texto, standard : chacun tient son calendrier, et le bien se visite deux fois au même créneau ou pas du tout. Après coup, il n'existe pas de trace lisible de qui est venu, ce qui a été dit, et ce qu'il fallait relancer. La mémoire de l'agent fait office de dossier.

Le dossier locataire n'est jamais complet à temps

Les pièces arrivent au compte-gouttes, dans des formats différents, parfois deux fois. Le jour de la signature, on s'aperçoit qu'il manque une garantie ou un diagnostic. Ce n'est pas un oubli de métier, c'est l'absence d'un endroit unique où l'état du dossier est visible.

Aides mobilisables

Quelques dispositifs publics peuvent accompagner un projet numérique, logiciel ou IA. Vérifiez votre situation avec chaque organisme avant de déposer une demande.

  • Recherche d'aides avec France Num

    Le portail France Num permet de rechercher les aides de l'État, des Régions et des collectivités pour un projet numérique. Le résultat dépend de votre territoire, de votre activité et de la taille de l'entreprise.

  • Diagnostic Data Intelligence Artificielle de Bpifrance

    Les PME et ETI de 10 à 2 000 salariés peuvent demander ce diagnostic pour évaluer leurs pistes data et IA, cadrer un projet de transformation et obtenir un plan d'action. La prestation est en partie prise en charge par France 2030, et Bpifrance étudie la demande avant toute prise en charge.

  • Prêt Croissance TPE de Bpifrance

    Dans les régions partenaires, une TPE de plus de trois ans qui emploie au moins trois personnes peut, selon le dispositif régional et sa forme juridique, solliciter ce prêt pour des dépenses immatérielles liées au développement et à un programme d'investissement. L'accord relève de Bpifrance et de l'étude du dossier.

  • Prise en charge d'une formation par l'OPCO

    La formation numérique des salariés peut être présentée à l'OPCO dont relève l'entreprise, dans le plan de développement des compétences. La branche, les critères applicables et les fonds disponibles décident de la prise en charge.

Les conditions et les enveloppes peuvent changer. Le financeur ou l'organisme compétent décide seul de l'éligibilité et de la prise en charge.

Vos questions

Faut-il abandonner notre logiciel d'annonces ou de transaction ?

Non, dans la plupart des cas. Si votre outil expose une API ou permet un export régulier, on se branche dessus et on complète ce qui lui manque : typiquement le suivi des visites et des pièces, rarement son point fort. Changer d'outil métier signifie reprendre vos mandats, vos modèles et vos historiques, un travail considérable pour un gain souvent faible. On ne le recommande que quand l'outil actuel ne permet aucun accès aux données. Tout ce qui est livré (code, accès, documentation) vous appartient.

Où sont hébergés les dossiers locataires et les pièces ?

Dans l'Union européenne, à Francfort. Un dossier locataire porte des pièces d'identité, des revenus, parfois des informations familiales : il mérite la même attention que le reste, et vos données ne servent jamais à entraîner l'IA d'un autre. Un accord de confidentialité peut être signé avant de commencer. Tout ce qui est livré (l'outil, les accès, la documentation et vos données) vous appartient et reste exportable vers un autre prestataire.

Combien de temps avant de voir un premier résultat ?

Une première version utilisable arrive en deux à quatre semaines. On avance par morceaux concrets que vous validez (le suivi des mandats, puis les visites, puis les pièces) plutôt qu'un long projet sans rien à montrer. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance, et tout est expliqué sans jargon. On ne publie pas de chiffre de visites gagnées : ce que le désordre vous coûte, vous êtes le seul à pouvoir l'estimer.

Quand pouvons-nous tester une première version ?

Une première version utilisable arrive en deux à quatre semaines. Elle est construite par morceaux concrets que vous validez.

On ne remplace pas votre vitrine d'annonces.

Les portails et le logiciel de transaction restent les vôtres. On relie le mandat, la visite et le dossier pour que le terrain cesse d'être suivi dans la messagerie.

  • Réponse sous 24 h ouvrées
  • Premier échange sans engagement
  • Un seul interlocuteur, du cadrage à la maintenance
  • Hébergé dans l'UE, et tout vous appartient

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