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Comment ça se passe
- 01CATALOGUE
Le catalogue et les sessions
Intitulé, dates, lieu, places, prérequis : la session part du catalogue, au lieu d'être recréée à la main dans un tableur. Une modification de date ou de capacité se voit pour l'inscription et pour la convocation, pas seulement dans le document que le secrétariat a sous les yeux. Ce qui est ouvert, complet ou annulé cesse de diverger entre le site, le PDF et le fichier interne.
- 02CONVOCATION
La convocation et les pièces
L'inscrit reçoit la convocation à partir de la session, avec le lieu, l'horaire et les pièces demandées, sans recopie d'un ancien mail. Ce qui manque (une pièce, une convention, un financement) est visible avant le jour J, assez tôt pour relancer. Le formateur sait qui est attendu, le secrétariat sait qui n'a pas répondu, sans recouper trois listes.
- 03SESSION
Le jour de la session
La liste du jour, les absents, les remplaçants et les notes de salle sont rattachés à la session, pas à une feuille volante. Un imprévu (un retard, un changement de salle) se voit pour ceux qui doivent l'apprendre, au lieu de circuler par téléphone. Ce qui s'est passé en session cesse d'exister seulement dans la mémoire du formateur.
- 04ÉMARGEMENT
L'émargement et les attestations
La présence constatée alimente l'émargement, puis l'attestation, sans ressaisie le lundi matin. Un écart (inscrit absent, présent non convoqué) est visible assez tôt pour le traiter, pas au moment d'un contrôle de dossier. Les pièces de la session restent ensemble : convocation, émargement, attestation, au lieu d'être réparties entre la salle, la messagerie et un classeur.
Là où vous perdez du temps
Chaque session repart d'une copie
On duplique le fichier de la session précédente, on oublie une date, on laisse un ancien lieu. Le catalogue public et le planning interne ne disent plus la même chose. Ce n'est pas un problème pédagogique, c'est une session qui n'a pas de source unique.
Les convocations se recopient
Le mail type est adapté à la main, pièce jointe comprise, pour chaque inscrit. Une erreur de date ou de salle se découvre trop tard. Relancer ceux qui n'ont pas renvoyé une pièce dépend de qui ouvre le suivi, pas d'un état du dossier visible par tout le secrétariat.
L'émargement se saisit après coup
La feuille circule, se photographie, se retape. L'attestation part avec un décalage, parfois avec une erreur de présence. Au moment d'un contrôle, reconstituer qui était là coûte plus de temps que la session elle-même, parce que la preuve n'a jamais été rattachée au bon dossier.
Aides mobilisables
Quelques dispositifs publics peuvent accompagner un projet numérique, logiciel ou IA. Vérifiez votre situation avec chaque organisme avant de déposer une demande.
Recherche d'aides avec France Num
Le portail France Num permet de rechercher les aides de l'État, des Régions et des collectivités pour un projet numérique. Le résultat dépend de votre territoire, de votre activité et de la taille de l'entreprise.
- France Num, trouver une aide financière (nouvel onglet)
Le portail recense les subventions, avances, crédits d'impôt, prêts et garanties proposés par l'État et les collectivités.
- France Num, trouver une aide financière (nouvel onglet)
Diagnostic Data Intelligence Artificielle de Bpifrance
Les PME et ETI de 10 à 2 000 salariés peuvent demander ce diagnostic pour évaluer leurs pistes data et IA, cadrer un projet de transformation et obtenir un plan d'action. La prestation est en partie prise en charge par France 2030, et Bpifrance étudie la demande avant toute prise en charge.
- Bpifrance, Diag Data IA (nouvel onglet)
La fiche décrit les entreprises éligibles, le contenu du diagnostic et la démarche de demande auprès de Bpifrance.
- Bpifrance, bilan du plan Osez l'IA en 2026 (nouvel onglet)
Le bilan publié le 8 septembre 2026 cible les PME et ETI de 10 à 2 000 salariés et indique une prise en charge à 40 % par France 2030.
- Bpifrance, Diag Data IA (nouvel onglet)
Prêt Croissance TPE de Bpifrance
Dans les régions partenaires, une TPE de plus de trois ans qui emploie au moins trois personnes peut, selon le dispositif régional et sa forme juridique, solliciter ce prêt pour des dépenses immatérielles liées au développement et à un programme d'investissement. L'accord relève de Bpifrance et de l'étude du dossier.
- Bpifrance Création, financer ses investissements (nouvel onglet)
La page présente le Prêt Croissance TPE, ses conditions générales et les dépenses immatérielles qu'il peut financer.
- Bpifrance, Prêt Croissance TPE Hauts-de-France (nouvel onglet)
Le site régional affiche la demande en ligne et les conditions du dispositif pour les entreprises situées dans la région.
- Bpifrance Création, financer ses investissements (nouvel onglet)
Prise en charge d'une formation par l'OPCO
La formation numérique des salariés peut être présentée à l'OPCO dont relève l'entreprise, dans le plan de développement des compétences. La branche, les critères applicables et les fonds disponibles décident de la prise en charge.
- Entreprendre.Service-Public.fr, contribution à la formation professionnelle (nouvel onglet)
La fiche explique le financement de la formation continue et le rôle des contributions conventionnelles versées aux OPCO.
- Opco EP, soutien à la formation des petites entreprises en 2026 (nouvel onglet)
Opco EP confirme un dispositif 2026 sous réserve de fonds disponibles, avec dépôt et formation dans les conditions publiées.
- Entreprendre.Service-Public.fr, contribution à la formation professionnelle (nouvel onglet)
Les conditions et les enveloppes peuvent changer. Le financeur ou l'organisme compétent décide seul de l'éligibilité et de la prise en charge.
Vos questions
Faut-il remplacer notre LMS ou notre outil de gestion pour commencer ?
Non, dans la plupart des cas. Si votre outil expose une API ou permet un export régulier, on se branche dessus et on complète ce qui lui manque (convocations, pièces, émargement) plutôt que de tout migrer. Remplacer un LMS signifie reprendre vos catalogues, vos historiques et vos modèles, un travail considérable pour un gain souvent faible. On ne le recommande que quand l'outil actuel ne permet aucun accès aux données. Tout ce qui est livré (code, accès, documentation) vous appartient et reste transférable.
Où sont hébergées les données des stagiaires ?
Dans l'Union européenne, à Francfort. Une convocation et un émargement portent des noms, parfois un financeur, et servent de pièce au dossier : ils méritent la même attention que le reste. Vos données ne servent jamais à entraîner l'IA d'un autre. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance. Tout ce qui est livré vous appartient et reste exportable vers un autre prestataire.
Combien de temps avant de voir un premier résultat ?
Une première version utilisable arrive en deux à quatre semaines. On avance par morceaux concrets que vous validez (le catalogue et les sessions, puis les convocations, puis l'émargement) plutôt qu'un long projet sans rien à montrer. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance. On ne publie pas de chiffre de dossiers accélérés : ce que la recopie vous coûte, vous êtes le seul à pouvoir l'estimer au premier échange.
Qui est votre interlocuteur pendant la mise en place ?
Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance. Les étapes sont expliquées sans jargon et validées avec vous.
