Comment ça se passe
- 01ADHÉRENT
Une adhésion arrive
Bulletin, mail ou formulaire : l'adhésion est enregistrée avec la cotisation, la date et le contact, au lieu de vivre dans une pile jusqu'à la prochaine saisie. Un renouvellement, un impayé, une radiation se voient sans recouper le tableur et le relevé. Ce qui a été promis à l'adhérent — un reçu, un accès, une information — part d'un fichier unique, pas de trois listes qui se contredisent.
- 02DON
Un don est reçu
Virement, chèque ou collecte en ligne : le don est rattaché à la personne et à la campagne, avec le reçu qui part selon vos règles. On ne reconstitue plus en fin d'année à partir du relevé bancaire et d'une boîte mail. Ce qui a été donné, ce qui a été remercié et ce qui reste à traiter cesse de diverger entre le trésorier et le secrétariat.
- 03BÉNÉVOLE
Les bénévoles et les créneaux
Qui vient, quel créneau, quelle compétence : le planning bénévole n'est plus un tableau qu'une seule personne tient. Un désistement se voit assez tôt pour trouver un remplaçant, au lieu d'arriver le matin même par texto. Ce qui a été fait — une permanence, un événement — reste rattaché à la personne, pas dans la mémoire de celui qui était là.
- 04SUIVI
Relances, AG et communications
Relance de cotisation, convocation d'assemblée, message aux adhérents : le suivi part de la liste à jour, pas d'un export oublié dans un dossier. Les pièces de l'AG — convocations, pouvoirs, feuilles — restent ensemble. Ce qui doit partir, et à qui, ne dépend plus de qui a le bon fichier sur son ordinateur.
Là où vous perdez du temps
Le fichier adhérents n'est jamais le bon
Chacun a sa copie, mise à jour à un moment différent. On relance quelqu'un déjà à jour, on oublie un nouveau, on cherche un mail le soir de l'AG. Ce n'est pas un manque de volonté, c'est l'absence d'une liste que le bureau, le trésorier et le secrétariat voient en même temps.
Les dons se retracent en fin d'année
Le reçu, le remerciement, le rattachement à une campagne : tout se fait après coup, quand on a le temps de recouper le relevé. Un don mal attribué se découvre trop tard. Sans inventer le moindre montant, le constat est le même partout : le suivi du don n'existe pas au moment où il arrive.
Les bénévoles se préviennent trop tard
Le planning vit dans un groupe de messages. Un désistement, un créneau vide, un nouvel arrivant : tout le monde n'est pas au courant en même temps. Le jour J, on bricole. Ce qui a été fait n'est pas noté, donc on ne sait pas qui a déjà donné beaucoup, et on redemande toujours aux mêmes.
Vos questions
On est une petite association, est-ce que c'est pour nous ?
Oui. Le studio travaille avec des TPE, des petites équipes, y compris des structures à quelques personnes. Le premier échange de trente minutes sert justement à voir si le jeu en vaut la chandelle, y compris quand le budget est serré. Si un outil du marché suffit, on vous le dit plutôt que de construire. On ne publie pas de chiffre de subventions obtenues ni de dons générés : ce que le désordre vous coûte en temps, vous êtes le seul à pouvoir l'estimer.
Où sont hébergées les données des adhérents et des donateurs ?
Dans l'Union européenne, à Francfort. Un fichier adhérents et un suivi de dons portent des noms, des coordonnées, parfois des informations sensibles : ils méritent la même attention que le reste, et vos données ne servent jamais à entraîner l'IA d'un autre. Un accord de confidentialité peut être signé avant de commencer. Tout ce qui est livré — l'outil, les accès, la documentation — vous appartient et reste exportable vers un autre prestataire.
Combien de temps avant de voir un premier résultat ?
Une première version utilisable arrive en deux à quatre semaines. On avance par morceaux concrets que vous validez — le fichier adhérents, puis les dons, puis le planning bénévole — plutôt qu'un long projet sans rien à montrer avant l'assemblée. Un seul interlocuteur suit le dossier du premier échange à la maintenance, et tout est expliqué sans jargon. Rien n'est livré en boîte noire : le code, les accès et la documentation restent les vôtres.
On ne vous promet pas une campagne de dons.
Pas de chiffre de collecte, pas d'outil de place à remplacer. On part de vos fichiers et de vos bénévoles, et on relie ce qui doit l'être pour que le bureau cesse de reconstituer après coup.